การเขียนจดหมายธุรกิจ

ลักการเขียนจดหมายธุรกิจที่ควรคำนึงถึงการเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ดังนี้

ก่อนการเขียน ก่อนการเขียนจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย

1. เขียนถึงใคร เพื่อจะเลือกใช้คำขึ้นต้น คำลงท้าย ตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
2. เขียนเรื่องใดบ้าง เพื่อจะได้สื่อสารกันให้ตรงประเด็น และได้สาระครบถ้วนตามต้องการในส่วนนี้ผู้เขียนต้องคิดให้รอบคอบและแน่นอน ก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจนหากเป็นจำนวน วัน เวลา สถานที่ และเงื่อนไขต่าง ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ชัด เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง
3. เขียนทำไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจนแน่นอน เช่น เพื่อขอความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อให้พิจารณา เป็นต้น ผู้รับจดหมายจะได้ไม่ลังเลสงสัยว่าผู้เขียนต้องการอะไรแน่
4. เขียนอย่างไร เพื่อจะได้กำหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะอย่างไร ควรมีเนื้อความกี่ตอน เนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้างและควรเลือกสรรถ้อยคำอย่างไรจึงจะเหมาะสม

ขณะที่เขียน ขณะที่เขียนจดหมายธุรกิจ ผู้เขียนควรคำนึงถึงเรื่องต่าง ๆ คือ

1. ลำดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้ชัดเจนก่อนว่าใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อใดแล้วจึงแจ้งวัตถุประสงค์ให้ผู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร จากนั้นจึงเป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม ก่อให้เกิดความรู้สึกประทับใจ
2. รักษารูปแบบให้ถูกต้อง กล่าวคือ ระมัดระวังในเรื่องการจัดระยะ การแบ่งย่อหน้าการเว้นระยะบรรทัด การเว้นกั้นหน้า – กั้นหลัง เป็นต้น
3. ใช้ภาษาให้ถูกต้องสละสลวย คือ การเลือกสรรถ้อยคคำให้ตรงตามความหมายที่ต้องการสะกดคำได้ถูกต้องตามอักขระ วิธี ใช้ถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผู้รับจดหมาย สร้างใจความที่ก่อให้เกิดผลการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ และเกิดความรู้สึกในแง่ดี เป็นต้น
4. สะอาด เป็นระเบียบ จดหมายที่ก่อให้เกิดความประทับใจไม่ควรมีรอยขูดลบขีดฆ่า เพราะเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสะเพร่า ขาดความประณีตของผู้เขียนจดหมาย

หลังการเขียน ภายหลังการเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่เขียนเสร็จแล้วนั้นซ้ำอีกครั้งหนึ่งว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ หลงเหลืออยู่ทั้งนี้เพื่การตอบสนองที่น่าพอใจในการติดต่อธุรกิจซึ่งกันและกัน

ที่มา .. http://www.ezyjob.com/

ประโยชน์ของอินเตอร์เน็ต

1) การบริการทางธุรกิจ  :  อินเตอร์เน็ตเป็นลู่ทางใหม่ทางการค้า เพราะผู้ขายสามารถประกอบธุรกิจทางการค้าผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต ลูกค้าสามารถชมภาพ และรายละเอียดของสินค้าเพื่อใช้ในการตัดสินใจได้ทันที ณ เครื่องของลูกค้าเอง ผู้ขายเพียงแค่จัดเตรียมข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์ของตน ก็สามารถบริการขายลูกค้าได้ทั่วโลกพร้อม ๆ กัน โดยไม่ต้องสิ้นเปลืองงบประมาณในการประชาสัมพันธ์มากเท่าวิธีอื่น   สามารถซื้อสินค้าและชำระเงินผ่านอินเตอร์เน็ตได้โดยตรง เพียงแต่ลูกค้าจะต้องมีบัตรเครดิต เมื่อสั่งซื้อสินค้าต่าง ๆ ก็กรอกหมายเลขบัตร  แล้วระบุสินค้าที่ต้องการ จากนั้นสินค้าจะถูกส่งมาทางไปรษณีย์ และเงินจะถูกหักจากบัญชีเครดิต

2). การบริการข้อมูลข่าวสาร  :  ผู้ที่มีความรู้ความชำนาญไม่ว่าเรื่องใด ๆ สามารถเผยแพร่ความรู้ของตนไปยังผู้คนทั่วโลกได้โดยง่าย เช่น ถ้ามีความชำนาญในการสอนนวดแผนไทย  ก็สามารถนำข้อมูลการสอนนวดฯ พร้อมกับภาพประกอบไปใส่ไว้ในคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต เพื่อให้ผู้คนที่สนใจอาหารไทยทั่วโลกได้รับทราบอย่างง่ายดาย ในทางกลับกันก็สามารถค้นหาข้อมูลได้แทบทุกชนิดจากอินเตอร์เน็ต โดยอาจจะอาศัยเครื่องมือค้นหาในอินเตอร์เน็ตซึ่งมีประสิทธิภาพสูงและมีให้เลือกมากมาย

3) การพบปะและสนทนากับผู้คน :  สามารถส่งจดหมายที่เรียกว่า "อีเมล์ (Electronic Mail : e-mail)" หรือพิมพ์ประโยคโต้ตอบกับผู้คนที่อยู่กันคนละซีกโลกได้ ยิ่งไปกว่านั้นยังสามารถคุยโต้ตอบผ่านอินเตอร์เน็ตในลักษณะโทรศัพท์ไปทั่วโลกโดยไม่ต้องเสียค่าโทรศัพท์ได้อีกด้วย หรือคุยกันผ่านเว็บแคม เห็นหน้า ได้ยินเสียงแบบเรียลไทม์ก็ได้

4) การบริการซอฟต์แวร์ : ในอินเตอร์เน็ตมีบริการซอฟต์แวร์ที่ทันสมัยให้ได้ใช้ และสามารถโอนย้ายซอฟต์แวร์จากอินเตอร์เน็ตมาใช้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ได้อีกด้วย
มีทั้งแบบที่ให้ทดลองใช้ก่อน  แบบให้ใช้ฟรี และแบบที่ต้องเสียเงิน

5) ความบันเทิง : มีความสามารถในการนำเสนอความบันเทิงรูปแบบต่างๆ เช่น เพลง รายการวิทยุ เกมส์ ได้

6) การศึกษา  ในระบบการศึกษาได้นำอินเตอร์เน็ตเข้ามาใช้ในการศึกษามากขึ้น ทั้งช่วยในการสืบค้นข้อมูลและในการเรียนการสอนด้วยทั้ง E-libaray, E-learning

ที่มา .. http://guru.google.co.th/guru/thread?tid=253fa1fddbd9ac90

ประวัติความเป็นมาของอินเตอร์เน็ต

ในยุคของสังคมแห่งข่าวสารปัจจุบัน  การสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตยิ่งมีความสำคัญมากขึ้น  เครือข่าวคอมพิวเตอร์สามารถแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันได้ในปัจจุบันมี  เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงกันทุกทิศทั่วโลก  ผู้ใช้ในซีกโลกหนึ่งสามารถติดต่อกับผู้ใช้ในซีกโลกหนึ่งได้ในเวลาอันรวดเร็วเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่รู้จักกันในชื่อของอินเตอร์เน็ต  นับได้ว่าเป็นเครือข่ายที่มีบทบาทสำคัญที่สุดในยุคของสังคมข่าวสารในปัจจุบัน  อินเตอร์เน็ตมีขอบข่ายครอบคลุมพื้นที่แทบทุกมุมโลกสมาชิกในอินเตอร์เน็ตสามารถใช้คอมพิวเตอร์ที่ตั้งอยู่ ณ  จุดใดจุดหนึ่งก็ตามเพื่อทำการส่งข้อมูล  และข่าวสารระหว่างกันได้  การบริการข้อมูลในอินเตอร์เน็ตมีหลาหลายรูปแบบและมีผู้สนใจเข้ามาใช้เพิ่มขึ้นทุกวัน  มีเครือข่ายทั่วโลกที่มีการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตประมาณ 50,000 เครือข่าย  จำนวนผู้ใช้จากการคาดการณ์โดยประมาณแล้วในปัจจุบันมีเครือข่ายทั่วโลกคาดว่ามีประมาณ 100 ล้านคน  และมีแนวโน้มเพิ่มมากขึ้น  เราจึงกล่าวได้ว่า  อินเตอร์เน็ตเป็นเครือข่ายที่ครอบคลุมพื้นที่กว้างขว้าง  มีการขยายตัวสูง  และมีสมาชิกมากที่สุดเมื่อเปรียบเทียบกับเครื่อข่ายที่ปรากฏอยู่ในปัจจุบัน  อินเตอร์เน็ตมิได้เป็นเครือข่ายที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะจงหากแต่มีประวัติความเป็นมาและมีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่การเกิดของเครือข่ายอาร์พาเน็ต  ในปี พ.ศ.2512  ก่อนที่จะก่อตัวเป็นอินเตอร์เน็ตจนกระทั่งทุกวันนี้

                อินเตอร์เน็ตมีพัฒนาการมาจาก  อาร์พาเน็ต(ARP Anet) ซึ่งเป็นเครื่อข่ายคอมพิวเตอร์ภายใต้การรับผิดชอบของ  อาร์พาเน็ต (Advanced Pesearch Projects Agency)  ในสังกัดกระทรวงกลาโหม  ของสหรัฐอเมริกาอาร์พาเน็ต  และโดยเนื้อแท้แล้ว  อาร์พาเน็ต  เป็นพลพวงมาจากการเมืองโลกในยุคสงครามเย็นระหว่างค่ายคอมมิวนิสต์และค่ายเสรีประชาธิปไตย  ยุคสงครามเย็นในทศวรรษของปี พ.ศ. 2510 นับเป็นเวลาแห่งความตึงเครียดเนื่องจากภาวะสงครามเย็นระหว่างประเทศในค่ายคอมมิวนิสต์และค่ายเสรีประชาธิปไตย  สหรัฐอเมริกาซึ่งเป็นผู้นำกลุ่มเสรีประชาธิปไตยได้ก่อตั้งห้องทดลองเพื่อค้นคว้าและพัฒนาเทคโนโลยีอย่างเร่งด่วน  โดนเฉพาะอย่างยิ่งเทคโนโลยีด้านระบบคอมพิวเตอร์ 

ที่มา .. http://www.comsimple.com/

อินเตอร์เน็ต คืออะไร ?

อินเทอร์เน็ต ( Internet ) คือ เครือข่ายของคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่ที่เชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ทั่วโลกเข้าด้วยกัน โดยอาศัยเครือข่ายโทรคมนาคมเป็นตัวเชื่อมเครือข่าย ภายใต้มาตรฐานการเชื่อมโยงด้วยโปรโตคอลเดียวกันคือ TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) เพื่อให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องในอินเทอร์เน็ตสามารถสื่อสารระหว่างกันได้ นับว่าเป็นเครือข่ายที่กว้างขวางที่สุดในปัจจุบัน เนื่องจากมีผู้นิยมใช้ โปรโตคอลอินเทอร์เน็ตจากทั่วโลกมากที่สุด

อินเทอร์เน็ตจึงมีรูปแบบคล้ายกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระบบ WAN แต่มีโครงสร้างการทำงานที่แตกต่างกันมากพอสมควร   เนื่องจากระบบ WAN เป็นเครือข่ายที่ถูกสร้างโดยองค์กรๆ เดียวหรือกลุ่มองค์กร เพื่อวัตถุประสงค์ด้านใดด้านหนึ่ง และมีผู้ดูแลระบบที่รับผิดชอบแน่นอน แต่อินเทอร์เน็ตจะเป็นการเชื่อมโยงกันระหว่างคอมพิวเตอร์นับล้านๆ เครื่องแบบไม่ถาวรขึ้นอยู่กับเวลานั้นๆ ว่าใครต้องการเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตบ้าง ใครจะติดต่อสื่อสารกับใครก็ได้ จึงทำให้ระบบอินเทอร์เน็ตไม่มีผู้ใดรับผิดชอบหรือดูแลทั้งระบบ

ที่มา .. http://tc.mengrai.ac.th/paisan/e-learning/internet/page21.htm

การทำงานของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

จดหมายอิเล็กทรอกนิกส์ มีหลักการทำงานที่ต่างกันไป แล้วแต่ประเภทของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่เราใช้ในปัจจุบัน  ดังนี้คะ
1.ถ้าเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ประเภท POP 
  ก็จะรับ-ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านทาง POP3 (Post Office Protocol) คือในทันทีที่มีจดหมายมาส่งที่ทำการไปรษณีย์ปลายทาง (โดยทั่วไปคือ Mail server ของ ISP หรือ องค์กรต่างๆ) จดหมายฉบับนั้นก็จะค้างอยู่ที่ทำการฯ ไปจนกว่าจะมีคนมาติดต่อขอรับมัน ด้วยวิธีการนี้ภาระของผู้ส่งจดหมายจะสิ้นสุดเมื่อจดหมายถึงที่ทำการไปรษณีย์ปลายทาง(ซึ่งก็เปรียบเสมือนโฮสต์ที่ทำหน้าที่เก็บจดหมายของผู้ใช้ปลายทาง) 

POP3 จะเป็น Protocol แบบดึง(Pull Protocol) เมื่อใดก็ตามที่เครื่องคอมพิวเตอร์ผู้ใช้บริการ (Client) มีความต้องการที่จะตรวจสอบข้อความ มันจะทำการเชื่อมต่อไปยัง Mail server และจะใช้ POP เพื่อ Login เข้าไปยังตู้รับจดหมาย (Mailbox) แล้วดึงจดหมายนั้นมาไว้ในเครื่องเรา  POP จะเป็นการบริการที่เหมาะสมสำหรับคอมพิวเตอร์ที่ต้องการติดต่อเข้าอินเทอร์เน็ตทางโทรศัพท์ เพราะว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เราจะรับ E-mail ไม่จำเป็นที่จะต้องเชื่อม ต่อกับอินเทอร์เน็ตตลอด

2. MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) 
เป็นการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทาง Protocol ใหม่ที่ชื่อว่า MIME ซึ่งเป็นมาตรฐานในการเข้ารหัสแฟ้มข้อมูลหลายชนิดไปรวมกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านอินเทอร์เน็ต ดังนั้นเราจึงสามารถส่งไฟล์ทุกประเภทไปพร้อมกับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยมีวิธีการ คือแปลง ไฟล์รูปภาพ เสียง วีดีโอ ซึ่งอยู่ในรูปแบบ Binary ให้มาอยู่ในรูปแบบตัวอักษร MIME ซึ่งเป็นตัวมาตรฐานที่กำหนดขึ้นเพื่อรองรับจุดประสงค์ที่หลากหลายจากการใช้งานที่เพิ่มมากขึ้น

ที่มา http://guru.google.co.th/guru/thread?tid=267bd9227d1a3eda

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ

๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้านเพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ

๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
      ๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
      ๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน  หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการจะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น 

ที่มา : http://guru.muslimthaipost.com/main/index.php?page=news&category=29&id=5042